Manual de POPs NBA

Dados do atendimentoPreencha uma vez: os modelos de mensagem já saem com esses dados.

Seu nome Cliente Processo / NB Vara / juízo Data (consulta ou perícia) Hora Link (videochamada) WhatsApp do cliente

Ao digitar um cliente já salvo nos checklists, o processo é preenchido sozinho. Campos vazios aparecem entre colchetes no modelo.

Hoje

Rotina do dia

Rotina fixa

Abertura

Tarefas do dia no CRM
Prazos e intimações (POP 02): o que tiver prazo vai para a advogada logo cedo
Leads novos (POP 03)
Lembretes de perícia D-3 e D-1 (POP 05)

Fechamento

Atualizar o CRM
Atualizar os checklists do dia
Enviar à advogada o que precisa de decisão (Revisão)

Bloco do dia

Pendências

Rotina da semana

Dia	POP principal	Foco
Segunda	02 – Monitoramento	Rodada das tarefas de acompanhamento da semana e diligências nas secretarias
Terça	06 – Documentos e protocolo	Cobranças, conferência, organização de pastas e protocolo do que foi aprovado
Quarta	08 – Minutas	Minutas dos prazos da semana seguinte, entregues à advogada até D-2
Quinta	04 – Financeiro + 07 – Implantação	Conferência de pagamentos, cobranças, notas, repasses para aprovação e consulta ao Meu INSS
Sexta	08 – Ajustes + fechamento	Correções devolvidas pela advogada e reunião semanal de 20 minutos

Dia

POP principal

Foco

Segunda

02 – Monitoramento

Rodada das tarefas de acompanhamento da semana e diligências nas secretarias

Terça

06 – Documentos e protocolo

Cobranças, conferência, organização de pastas e protocolo do que foi aprovado

Quarta

08 – Minutas

Minutas dos prazos da semana seguinte, entregues à advogada até D-2

Quinta

04 – Financeiro + 07 – Implantação

Conferência de pagamentos, cobranças, notas, repasses para aprovação e consulta ao Meu INSS

Sexta

08 – Ajustes + fechamento

Correções devolvidas pela advogada e reunião semanal de 20 minutos

Intimação com prazo, perícia designada, lead novo e contrato assinado são tratados no mesmo dia, em qualquer dia da semana.

Painel · decisões da advogada

Revisão da Advogada

Tudo o que a equipe enviou para decisão. A advogada aprova ou devolve com um comentário; a resposta aparece no checklist do cliente.

Verificando o seu perfil…

Aguardando decisão

Decididos recentemente

Painel · todos os POPs

Checklists

Um registro por cliente e por execução do POP. Salva automaticamente, mostra a evolução em percentual e gera o PDF para a pasta do cliente.

Todos os registros

POP Cliente Situação

Cliente	POP	Processo / NB	Data	Evolução	Revisão
Nenhum registro ainda.

Cliente

POP

Processo / NB

Data

Evolução

Revisão

Nenhum registro ainda.

POP 01 · Trabalhista · Executor: estagiário(a)

Acompanhamento de Processos de Falência

Uma consulta mensal ao processo de falência cobre as 5 clientes de uma vez. O que for relevante é registrado no processo de cada cliente e submetido à advogada.

Identificação Quando usar Passo a passo Usando a IA O que é relevante Comunicação Checklist

1Identificação

Objetivo	Verificar a movimentação do processo de falência e levar à advogada o que for relevante para as credoras
Processo	0557512-70.2017.8.05.0001 Hospital Salvador Serviços de Saúde Ltda e outros · 1ª Vara Empresarial de Salvador · PJe TJBA 1º grau
Clientes (credoras trabalhistas)	Roseane dos Santos Gonçalves · Ieza Santos Sales · Sonia Barbosa dos Santos · Rosemeire Queiroz do Carmo · Monique Narjara Santos dos Reis
Executor	Estagiário(a)
Decisão e escalonamento	Dra. Nadijane Barauna
Frequência	Mensal, todo dia 1º (ou 1º dia útil) até as 12h
Tempo estimado	20 a 30 minutos por mês
Registro	1 tarefa recorrente mensal no CRM + nota no processo de cada cliente, só quando houver algo relevante

2Quando usar

Gatilho: a tarefa recorrente mensal “Consulta mensal – Falência 1ª Vara Empresarial” aparece no CRM.

Este POP cobre

Abrir o processo de falência e verificar a movimentação do mês
Identificar o que é relevante para as credoras (seção 4)
Registrar o que for relevante no processo de cada cliente no CRM
Submeter à advogada e, se ela orientar, comunicar as clientes

Vai direto para a advogada

Peticionar no processo de falência
Responder intimação ou impugnar o quadro geral de credores
Calcular valores a receber, honorários ou repasse
Informar valores ou previsão de pagamento à cliente

3Passo a passo mensal

Abre-se apenas o processo de falência. O processo de cada cliente só é movimentado no CRM quando houver algo relevante.

O fluxo em uma olhada

Abrir o processo no PJe→Ler movimentações desde a última consulta→Há algo relevante?

NãoRegistrar “Sem movimentação relevante – consultado em [data]”Concluir a tarefa do mês

SimSalvar o PDF da peçaRegistrar no processo de cada cliente (CRM)Submeter à advogada no mesmo diaAdvogada decide se comunica as clientes

Como abrir o processo (PJe TJBA – 1º grau)

Acessar pje.tjba.jus.br/pje/login.seam.
Entrar com o login do escritório (CPF e senha, ou certificado digital).
No menu, ir em Processo → Pesquisar → Consulta processos.
Digitar o número 0557512-70.2017.8.05.0001 e clicar em Pesquisar.
Clicar no número do processo para abrir os autos.
Ler as movimentações a partir da data da última consulta. Para baixar uma peça, clicar nela e usar o ícone de download.

Etapas da consulta

Abrir o processo de falência da 1ª Vara Empresarial.
Ler a movimentação desde a última consulta. A data da última consulta está registrada na tarefa do mês anterior.
Verificar se há algo relevante para as credoras, conforme a seção 4.
Se não houver nada relevante: registrar na tarefa “Sem movimentação relevante – consultado em [data]” e concluir.
Se houver algo relevante:
- salvar o PDF da peça na pasta da falência;
- registrar a movimentação no processo de cada cliente no CRM;
- submeter à advogada no mesmo dia.
Comunicação com as clientes: somente se a advogada considerar relevante e conforme a orientação dela (seção 5).
Concluir a tarefa do mês no CRM. A próxima é gerada pela recorrência.

3.1Usando a IA (Claude) nas etapas 2 e 3

A IA faz a primeira leitura e aponta o que pode ser relevante. Quem confere é o(a) estagiário(a), e quem decide é a advogada.

No PJe, baixar em PDF as peças juntadas desde a última consulta.
Abrir o projeto “Falência Hospital Salvador” no Claude, anexar os PDFs e colar o prompt padrão abaixo.
Conferir cada item apontado pela IA abrindo a página citada. Se a IA não citar a página, o item não vale.
Usar a nota e o aviso redigidos pela IA, depois de conferidos.

Regras: a IA nunca envia mensagem para cliente e nunca decide sozinha se algo é relevante. Na dúvida, submeter à advogada.

Prompt padrão

Você está ajudando o escritório Nadijane Barauna Advocacia a acompanhar o processo de falência nº 0557512-70.2017.8.05.0001 (Hospital Salvador Serviços de Saúde Ltda e outros, 1ª Vara Empresarial de Salvador). Nossas clientes são credoras trabalhistas: Roseane dos Santos Gonçalves, Ieza Santos Sales, Sonia Barbosa dos Santos, Rosemeire Queiroz do Carmo e Monique Narjara Santos dos Reis. Leia os documentos anexos, juntados entre [data da última consulta] e [hoje], e responda: (1) Há algo relevante para credores trabalhistas? Considere relevante: início ou previsão de pagamento, rateio ou alvará; intimação dirigida aos credores; obrigação de fazer imposta aos credores; direito iminente (prazo, assembleia, venda de bens). (2) Para cada item relevante: data, tipo de peça, o que foi determinado, prazo, página do PDF e se cita alguma de nossas clientes. (3) Se não houver nada relevante, responda apenas "Sem movimentação relevante". (4) Se houver, redija a nota para o CRM e o aviso à advogada no modelo: FALÊNCIA 1ª VARA EMPRESARIAL – [data]. Movimentação: [tipo]. Clientes afetadas: [nomes ou "todas"]. Prazo: [data ou "sem prazo"]. Não invente informações; se não tiver certeza, escreva "VERIFICAR" e cite a página.

4O que é relevante

Na dúvida, registrar e submeter à advogada.

PagamentoInício ou previsão de pagamento aos credores: rateio, alvará, liberação de valores.
IntimaçãoIntimação dirigida aos credores.
Obrigação de fazerImposta aos credores: apresentar documento, dados bancários, manifestação.
Direito iminentePrazo para habilitação ou impugnação, assembleia, venda de bens.

Registro no processo de cada cliente (CRM)

Data da movimentação, o que foi determinado, PDF anexo e a data em que foi submetido à advogada.

Modelo de aviso à advogada

FALÊNCIA 1ª VARA EMPRESARIAL – [data]. Movimentação: [tipo]. Clientes afetadas: [nomes ou "todas"]. Prazo: [data ou "sem prazo"]. PDF anexo.

5Comunicação com as clientes

A comunicação às clientes só é feita depois que a advogada decide que a novidade é relevante. Nunca informar valores ou datas de pagamento sem autorização dela.

Cliente pergunta sobre o andamento (sem novidade)

Olá, [cliente]! Aqui é [seu nome], do escritório Nadijane Barauna Advocacia. Acompanhamos o processo de falência todo mês. Até o momento não houve novidade para os trabalhadores. Assim que houver, entraremos em contato.

Cliente pergunta sobre valores ou previsão

Olá, [cliente]! Vou repassar sua pergunta para a Dra. Nadijane, que vai te responder com segurança. Retornamos em breve.

Comunicado de novidade: usar o texto aprovado pela advogada para cada caso.

6Checklist mensal

Abri o processo de falência e li a movimentação desde a última consulta
Verifiquei se há pagamento, intimação, obrigação de fazer ou direito iminente
Se relevante: salvei o PDF, registrei no processo de cada cliente e submeti à advogada hoje
Registrei o resultado e concluí a tarefa do mês

Abrir o checklist deste POP →

Para implantar (uma vez só)

Encerrar as 5 séries recorrentes individuais no CRM (50 ocorrências até jul/2027)
Criar 1 tarefa recorrente mensal, dia 1º, no nome do(a) estagiário(a)
Fazer a primeira consulta junto com a advogada

POP 02 · Previdenciário e trabalhista · Executor: estagiário(a)

Monitoramento e Diligência Processual

Cada tarefa de acompanhamento confere se a etapa esperada aconteceu no processo. Se aconteceu, registra e cria a próxima tarefa. Se parou, diligencia na secretaria.

Identificação Quando usar Passo a passo Mapa de etapas Quando escalar Diligência Usando a IA Checklist

1Identificação

Objetivo	Garantir que nenhum processo fique parado sem que o escritório perceba, e que toda intimação com prazo chegue à advogada no mesmo dia
Alcance	Tarefas de “Acompanhar”, “Monitorar” e “Diligenciar” do CRM: JEF e Vara Federal (TRF1), Turma Recursal, TJBA, TRT5 e requerimentos no INSS
Executor	Estagiário(a)
Decisão e escalonamento	Dra. Nadijane Barauna
Gatilho	Data da tarefa no CRM
Registro	Na própria tarefa e no processo do cliente no CRM

2Quando usar

Este POP cobre

Conferir no sistema se a etapa esperada aconteceu
Baixar a peça nova e registrar no CRM
Criar a próxima tarefa do fluxo
Diligenciar na secretaria quando o processo estiver parado
Acompanhar requerimentos e habilitação de procurador no Meu INSS

Vai direto para a advogada

Ler e decidir sobre sentença, acórdão ou decisão
Analisar laudo pericial ou cálculos
Diligência presencial ou contato com o(a) magistrado(a)
Qualquer manifestação ou petição nos autos

3Passo a passo

O fluxo em uma olhada

Abrir a tarefa no CRM→Consultar o processo no sistema→A etapa esperada aconteceu?

SimBaixar a peça e registrar no CRMTem prazo ou decisão? Avisar a advogada hojeCriar a próxima tarefa (mapa de etapas)

NãoRegistrar “sem movimentação” e a dataParado além do tempo razoável? Diligenciar na secretariaReagendar a tarefa (recheck)

Onde consultar

Tribunal no CRM	Sistema
JEF – TRF1 · Vara Federal Comum – TRF1	PJe TRF1 1º grau – pje1g.trf1.jus.br
Turma Recursal da SJBA	PJe TRF1 (mesmo processo, fase recursal)
TJBA	PJe TJBA 1º grau – pje.tjba.jus.br
TRT 5ª Região	PJe TRT5 – pje.trt5.jus.br
INSS (administrativo)	Meu INSS – meu.inss.gov.br, opção de consulta de pedidos

Tribunal no CRM

Sistema

JEF – TRF1 · Vara Federal Comum – TRF1

PJe TRF1 1º grau – pje1g.trf1.jus.br

Turma Recursal da SJBA

PJe TRF1 (mesmo processo, fase recursal)

TJBA

PJe TJBA 1º grau – pje.tjba.jus.br

TRT 5ª Região

PJe TRT5 – pje.trt5.jus.br

INSS (administrativo)

Meu INSS – meu.inss.gov.br, opção de consulta de pedidos

Etapas

Abrir a tarefa no CRM e ler a descrição: ela diz qual etapa se espera (ex.: juntada do laudo, expedição da RPV).
Consultar o processo no sistema do tribunal indicado no campo “Tribunal”, pelo número do campo “Processo”.
Ler as movimentações desde a última consulta registrada no CRM.
Se a etapa aconteceu:
- baixar a peça nova e anexar ao processo do cliente no CRM;
- se houver intimação com prazo, decisão, sentença, acórdão, laudo ou cálculos, avisar a advogada no mesmo dia (seção 5);
- concluir a tarefa e criar a próxima, conforme o mapa de etapas (seção 4).
Se a etapa não aconteceu:
- registrar “sem movimentação – consultado em [data]”;
- se o processo estiver parado além do tempo razoável para a etapa, diligenciar na secretaria (seção 6);
- reagendar a tarefa com o recheck do CRM.

Tempo razoável: a advogada define o intervalo de recheck de cada etapa. Até ela definir, usar 15 dias como padrão e diligenciar após 2 rechecks sem movimentação.

4Mapa de etapas

Para cada etapa esperada: o que conferir e qual tarefa criar quando ela acontecer.

Etapa esperada	O que conferir	Quando acontecer
Instrução
Citação do INSS	Expedição e ciência da citação	Criar “Acompanhar contestação / remessa à perícia”
Remessa ao setor de perícia (médica ou social)	Despacho de designação, data, local e perito	Acionar o POP 05 (perícia: cliente) e avisar a advogada sobre quesitos
Pagamento do perito e juntada do laudo	Laudo juntado	Avisar a advogada no mesmo dia (análise e manifestação sobre o laudo)
Intimação do INSS sobre o laudo	Publicação da intimação e decurso do prazo	Criar “Acompanhar sentença”
Julgamento
Conclusão para sentença ou decisão	Processo concluso e sentença publicada	Avisar a advogada no mesmo dia (prazo de recurso)
Embargos de declaração	Inclusão em pauta, julgamento e publicação da decisão	Avisar a advogada no mesmo dia
Contrarrazões e Turma Recursal	Decurso do prazo, distribuição, pauta e acórdão	Avisar a advogada no mesmo dia
Execução
Trânsito em julgado	Certidão de trânsito	Criar “Acompanhar cálculos de liquidação” e acionar o POP 07 (implantação)
Cálculos do INSS ou da contadoria	Cálculos juntados	Avisar a advogada no mesmo dia (conferência dos cálculos)
Homologação e destaque de honorários	Decisão homologando os cálculos	Criar “Acompanhar expedição da RPV/precatório”
Expedição e migração da RPV/precatório	Requisição expedida e enviada ao tribunal	Avisar a advogada (conferir RPV) e criar “Acompanhar pagamento”
Pagamento e levantamento	Depósito liberado	Avisar a advogada e acionar o POP 04 (financeiro: prestação de contas)
Baixa e arquivamento	Baixa definitiva dos autos	Concluir e encerrar a pasta no CRM
Administrativo (INSS)
Análise de requerimento	Status no Meu INSS e cartas de exigência	Exigência ou decisão: avisar a advogada no mesmo dia
Habilitação do procurador	Procuração aceita no Meu INSS	Concluir e seguir com a tarefa principal do caso

Etapa esperada

O que conferir

Quando acontecer

Instrução

Citação do INSS

Expedição e ciência da citação

Criar “Acompanhar contestação / remessa à perícia”

Remessa ao setor de perícia (médica ou social)

Despacho de designação, data, local e perito

Acionar o POP 05 (perícia: cliente) e avisar a advogada sobre quesitos

Pagamento do perito e juntada do laudo

Laudo juntado

Avisar a advogada no mesmo dia (análise e manifestação sobre o laudo)

Intimação do INSS sobre o laudo

Publicação da intimação e decurso do prazo

Criar “Acompanhar sentença”

Julgamento

Conclusão para sentença ou decisão

Processo concluso e sentença publicada

Avisar a advogada no mesmo dia (prazo de recurso)

Embargos de declaração

Inclusão em pauta, julgamento e publicação da decisão

Avisar a advogada no mesmo dia

Contrarrazões e Turma Recursal

Decurso do prazo, distribuição, pauta e acórdão

Avisar a advogada no mesmo dia

Execução

Trânsito em julgado

Certidão de trânsito

Criar “Acompanhar cálculos de liquidação” e acionar o POP 07 (implantação)

Cálculos do INSS ou da contadoria

Cálculos juntados

Avisar a advogada no mesmo dia (conferência dos cálculos)

Homologação e destaque de honorários

Decisão homologando os cálculos

Criar “Acompanhar expedição da RPV/precatório”

Expedição e migração da RPV/precatório

Requisição expedida e enviada ao tribunal

Avisar a advogada (conferir RPV) e criar “Acompanhar pagamento”

Pagamento e levantamento

Depósito liberado

Avisar a advogada e acionar o POP 04 (financeiro: prestação de contas)

Baixa e arquivamento

Baixa definitiva dos autos

Concluir e encerrar a pasta no CRM

Administrativo (INSS)

Análise de requerimento

Status no Meu INSS e cartas de exigência

Exigência ou decisão: avisar a advogada no mesmo dia

Habilitação do procurador

Procuração aceita no Meu INSS

Concluir e seguir com a tarefa principal do caso

5Quando escalar para a advogada

No mesmo dia, por WhatsApp, com o PDF da peça. Nos demais casos, basta o registro no CRM.

Prazo abertoIntimação, ato ordinatório ou despacho com prazo para a parte autora.
DecisãoSentença, acórdão, decisão de embargos ou tutela.
Laudo ou cálculosLaudo pericial, cálculos do INSS ou da contadoria juntados.
Processo travadoDuas diligências sem resposta: a advogada avalia diligência presencial.

Modelo de aviso à advogada

[cliente] – Proc. [processo/NB] – [vara/juízo]. Movimentação: [tipo] em [data]. Prazo: [data ou "sem prazo"]. PDF anexo.

6Diligência na secretaria

Usar o Balcão Virtual do juízo ou o contato da secretaria. Sempre registrar no CRM a data, o canal, com quem falou e a resposta.

Modelo de mensagem à secretaria

Bom dia! Sou [seu nome], do escritório Nadijane Barauna Advocacia (OAB/BA 59.603), representante da parte autora no processo nº [processo/NB]. O processo aguarda [etapa: ex. remessa ao setor de perícia / expedição da RPV] desde [data]. Poderiam, por gentileza, informar a previsão ou se há alguma pendência da nossa parte? Obrigado(a).

7Usando a IA (Claude)

Útil quando há várias movimentações para ler. A IA identifica a etapa e sugere a próxima tarefa. O(a) estagiário(a) confere no sistema antes de registrar.

Prompt padrão

Você está ajudando o escritório Nadijane Barauna Advocacia a acompanhar o processo nº [processo/NB] ([vara/juízo]), cliente [cliente], em que se esperava a etapa: [etapa da tarefa]. Leia as movimentações coladas abaixo (ou o PDF anexo) e responda: (1) A etapa esperada aconteceu? Em que data? (2) Há intimação com prazo, decisão, sentença, acórdão, laudo ou cálculos? Se sim, informe data, tipo e prazo. (3) Qual a próxima etapa provável do processo? (4) Redija o registro para o CRM em até 3 linhas e, se houver algo para a advogada, o aviso no modelo: [cliente] – Proc. [processo/NB] – [vara/juízo]. Movimentação: [tipo] em [data]. Prazo: [data ou "sem prazo"]. Não invente informações; se não tiver certeza, escreva "VERIFICAR".

8Checklist de cada tarefa

Li a descrição da tarefa e sei qual etapa espero
Consultei o processo no sistema certo e li desde a última consulta
Se aconteceu: baixei a peça, registrei no CRM e criei a próxima tarefa
Se há prazo, decisão, laudo ou cálculos: avisei a advogada hoje
Se não aconteceu: registrei, diligenciei se necessário e reagendei

Abrir o checklist deste POP →

POP 03 · Comercial · Executor: estagiário(a)

Atendimento, Contrato e Onboarding

Do primeiro contato com o lead até a pasta aberta: a equipe conduz o relacionamento e a agenda; a consulta jurídica, a decisão de fechar e os honorários ficam com a advogada.

Identificação Quando usar Passo a passo Modelos de mensagem Usando a IA Checklist

1Identificação

Objetivo	Nenhum lead sem resposta e nenhum contrato parado à espera de assinatura
Executor	Estagiário(a)
Decisão	Dra. Nadijane Barauna: viabilidade do caso, honorários e contrato fora do padrão
Gatilho	Novo lead no CRM, consulta agendada ou contrato enviado
Registro	Ficha do lead/cliente no CRM e tarefas de follow-up

2Quando usar

Este POP cobre

1º contato e apresentação do escritório
Agendar, confirmar e reagendar consultas
Enviar a lista de documentos
Enviar o contrato padrão aprovado e cobrar assinatura
Onboarding: boas-vindas, abrir pasta, ficha de registro

Vai direto para a advogada

Consulta jurídica e análise de viabilidade
Definição de honorários e forma de pagamento
Contrato ou aditivo fora do modelo padrão
Lead que relata urgência (benefício cortado, prazo correndo)

3Passo a passo

O fluxo em uma olhada

Lead chega→1º contato→Consulta com a advogada→Vai fechar?

SimLista de documentos + contrato padrãoCobrar assinaturaOnboarding e abertura da pasta

Não / sem respostaAté 3 tentativas de contatoRegistrar motivo no CRMLead encerrado ou em nutrição

Etapas

1º contato no mesmo dia útil em que o lead chegou: apresentar o escritório e oferecer horários de consulta.
Agendar a consulta no CRM (data, modalidade, link ou endereço) e pedir que a pessoa traga:
- documento com foto e CPF;
- carta de indeferimento ou de concessão do INSS, se houver;
- laudos, exames e receitas recentes, quando o caso for de saúde.
Confirmar a consulta no dia anterior. Se a pessoa pedir para remarcar, reagendar na hora e registrar.
Depois da consulta, aguardar a decisão da advogada (fechar, não fechar, pedir documentos).
Fechou: enviar a lista de documentos e o contrato padrão aprovado. Registrar a data de envio.
Cobrar a assinatura em D+2 e D+5. Sem retorno em D+7, avisar a advogada.
Assinatura recebida: onboarding no mesmo dia.
- mensagem de boas-vindas;
- abrir a pasta do cliente e cadastrar no CRM;
- gerar a ficha de registro (skill ficha-registro-nba);
- criar a primeira tarefa do caso (requerimento, análise ou inicial).

Golpe do falso advogado: toda mensagem de boas-vindas e todo aviso de pagamento lembram a cliente de que o escritório nunca pede depósito, Pix ou taxa para liberar valores.

4Modelos de mensagem

1º contato

Olá, [cliente]! Aqui é [seu nome], do escritório Nadijane Barauna Advocacia, especializado em direito previdenciário. Recebemos seu contato sobre [assunto]. Podemos agendar uma consulta com a Dra. Nadijane? Temos horários em [opção 1] ou [opção 2].

Confirmação da consulta (D-1)

Olá, [cliente]! Passando para confirmar sua consulta com a Dra. Nadijane amanhã, [data], às [hora], [presencial em (endereço) / por videochamada]. Se puder, traga documento com foto, CPF e os papéis do INSS e médicos que tiver. Podemos confirmar?

Envio de documentos e contrato

Olá, [cliente]! Conforme conversado com a Dra. Nadijane, seguem o contrato e a lista de documentos para iniciarmos o seu caso. Qualquer dúvida, é só chamar.

Cobrança de assinatura

Olá, [cliente]! Tudo bem? Conseguiu ver o contrato que enviamos em [data]? Assim que assinar, já damos início ao seu caso. Se tiver alguma dúvida, estou à disposição.

Boas-vindas

Olá, [cliente]! Seja bem-vindo(a) ao escritório Nadijane Barauna Advocacia. Seu caso já está cadastrado e o próximo passo é [próximo passo]. Importante: nosso escritório nunca pede depósito, Pix ou taxa para liberar valores. Se alguém pedir em nosso nome, não pague e fale com a gente antes.

5Usando a IA

Para personalizar mensagens e montar a ficha do cliente. A IA não promete resultado, prazo ou valor.

Ficha do cliente: anexar os documentos recebidos e usar a skill ficha-registro-nba.
Mensagem personalizada: pedir ao Claude para adaptar um dos modelos acima ao caso, sem incluir valores ou previsões.

6Checklist

Respondi o lead no mesmo dia útil
Consulta agendada e registrada no CRM com o que trazer
Confirmei a consulta no dia anterior
Contrato e lista de documentos enviados após a decisão da advogada
Cobrança de assinatura em D+2 e D+5; avisei a advogada em D+7
Onboarding feito: boas-vindas, pasta, ficha e 1ª tarefa

Abrir o checklist deste POP →

A definir pela advogada

Prazo do 1º contato (sugestão: mesmo dia útil)
Intervalos de cobrança de assinatura (sugestão: D+2, D+5, D+7)
Número de tentativas antes de encerrar o lead (sugestão: 3)
Onde fica o contrato padrão aprovado

POP 04 · Financeiro · Executor: estagiário(a) · Aprovação: advogada

Financeiro do Escritório

A equipe prepara cobranças, notas, repasses e prestações de contas; nenhum valor é pago, enviado ou negociado sem a aprovação da advogada.

Identificação Quando usar Passo a passo Quando escalar Modelos de mensagem Checklist

1Identificação

Objetivo	Receber em dia, repassar corretamente e prestar contas ao cliente com documento
Executor	Estagiário(a)
Aprovação	Dra. Nadijane Barauna: todo repasse, prestação de contas e negociação
Gatilho	Calendário mensal de cobrança, pagamento de RPV/precatório/benefício, honorário recebido
Registro	CRM (setor Financeiro) e planilha de controle financeiro

2Quando usar

Este POP cobre

Gerar boletos e emitir nota fiscal
Acompanhar honorários mensais e parcelamentos
Preparar o repasse ao parceiro
Preparar a prestação de contas para aprovação
Encerrar a pasta após quitação

Vai direto para a advogada

Negociar valores, descontos ou novos parcelamentos
Aprovar e executar pagamentos e repasses
Cliente que contesta valores
Cálculo de honorários fora do contrato

3Passo a passo

Rotinas

Rotina	Quando	O que fazer
Boletos dos honorários parcelados	Dia [definir] de cada mês	Gerar, enviar ao cliente e registrar no CRM
Conferência de pagamentos	Semanal	Conferir o que entrou; baixar no CRM; listar atrasos
Cobrança de atraso	D+1, D+5 e D+10 do vencimento	Mensagem padrão; em D+10 avisar a advogada
Nota fiscal	Até [definir] dias após o recebimento	Emitir e enviar ao cliente; arquivar na pasta
Repasse ao parceiro	Após o recebimento do caso indicado	Calcular conforme o acordo de parceria, submeter à advogada, pagar só com aprovação e enviar o comprovante
Prestação de contas	Pagamento de RPV, precatório ou atrasados	Gerar com a skill prestacao-contas-nba, submeter à advogada, enviar ao cliente e registrar a entrega
Encerramento da pasta	Após quitação total	Provisionar honorários, arquivar comprovantes e encerrar no CRM

Rotina

Quando

O que fazer

Boletos dos honorários parcelados

Dia [definir] de cada mês

Gerar, enviar ao cliente e registrar no CRM

Conferência de pagamentos

Semanal

Conferir o que entrou; baixar no CRM; listar atrasos

Cobrança de atraso

D+1, D+5 e D+10 do vencimento

Mensagem padrão; em D+10 avisar a advogada

Nota fiscal

Até [definir] dias após o recebimento

Emitir e enviar ao cliente; arquivar na pasta

Repasse ao parceiro

Após o recebimento do caso indicado

Calcular conforme o acordo de parceria, submeter à advogada, pagar só com aprovação e enviar o comprovante

Prestação de contas

Pagamento de RPV, precatório ou atrasados

Gerar com a skill prestacao-contas-nba, submeter à advogada, enviar ao cliente e registrar a entrega

Encerramento da pasta

Após quitação total

Provisionar honorários, arquivar comprovantes e encerrar no CRM

Prestação de contas, passo a passo

Reunir o comprovante do valor recebido (RPV, precatório, extrato, carta de concessão).
Gerar a prestação de contas com a skill prestacao-contas-nba (recibo em PDF nas cores do escritório).
Submeter à advogada. Só seguir após a aprovação.
Enviar ao cliente e gerar o protocolo de entrega (skill protocolo-entrega-nba).
Registrar no CRM e, se houver parceiro, preparar o repasse.

Golpe do falso advogado: toda mensagem de boas-vindas e todo aviso de pagamento lembram a cliente de que o escritório nunca pede depósito, Pix ou taxa para liberar valores.

4Quando escalar

Valor divergenteO valor recebido não bate com o contrato ou com o cálculo.
AtrasoCliente com parcela em atraso há 10 dias.
ContestaçãoCliente questiona valor, desconto ou repasse.
RepasseQualquer repasse ou pagamento antes de ser feito.

5Modelos de mensagem

Envio de boleto

Olá, [cliente]! Segue o boleto da parcela [n/total] dos honorários, com vencimento em [data]. Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Lembrete de atraso

Olá, [cliente]! Tudo bem? Não identificamos o pagamento da parcela com vencimento em [data]. Se já pagou, pode nos enviar o comprovante? Se precisar de ajuda, é só falar.

Envio da prestação de contas

Olá, [cliente]! Segue a prestação de contas referente a [RPV / atrasados / benefício], aprovada pela Dra. Nadijane. Lembramos que o escritório nunca pede depósito, Pix ou taxa para liberar valores.

6Checklist

Boletos do mês gerados e enviados
Pagamentos da semana conferidos e baixados no CRM
Atrasos cobrados nos prazos; D+10 avisado à advogada
Notas fiscais emitidas e arquivadas
Repasses e prestações de contas só após aprovação da advogada
Comprovantes e protocolos de entrega arquivados na pasta

Abrir o checklist deste POP →

A definir pela advogada

Dia de geração dos boletos
Prazo para emitir a nota fiscal
Onde fica a planilha de controle financeiro
Percentuais e regras de cada parceria de repasse

POP 05 · Previdenciário · Executor: estagiário(a)

Perícia: Orientação e Acompanhamento do Cliente

Toda perícia designada, judicial ou no INSS, gera orientação imediata, lembretes, confirmação de comparecimento e um retorno no mesmo dia, que serve de base para a análise do laudo.

Identificação Quando usar Passo a passo Modelos de mensagem Checklist

1Identificação

Objetivo	Cliente na perícia, no horário, com os documentos certos; e o relato dela registrado
Executor	Estagiário(a)
Decisão	Dra. Nadijane Barauna: quesitos, ausência justificada, impugnação
Gatilho	Perícia designada no processo (POP 02) ou agendada no INSS
Registro	Campos do CRM: data, local do ato, perito, especialidade, modalidade, endereço/link

2Quando usar

Este POP cobre

Registrar a perícia no CRM
Orientar o cliente e listar o que levar
Lembretes D-3 e D-1 e teste do link na videoconferência
Confirmar comparecimento e colher o relato pós-perícia

Vai direto para a advogada

Quesitos e estratégia da perícia
Cliente que não pode comparecer
Cliente sem documentação médica recente
Qualquer relato de problema na perícia

3Passo a passo

O fluxo em uma olhada

Perícia designada→Registrar no CRM→Orientar o cliente→Lembretes D-3 e D-1→Compareceu?

SimLigar no mesmo diaRegistrar o relatoAcionar POP 02: acompanhar laudo

NãoAvisar a advogada imediatamenteReunir justificativaAdvogada decide o pedido

Etapas

Registrar no CRM: data, hora, local ou link, perito e especialidade, modalidade.
Orientar o cliente no mesmo dia em que a perícia for designada. Levar:
- documento oficial com foto;
- laudos, exames, receitas e atestados, os mais recentes primeiro;
- lista dos remédios em uso;
- acompanhante, se precisar de ajuda para se locomover.
Lembrete D-3 e D-1, pedindo confirmação. Na videoconferência, testar o link no D-1.
No dia, confirmar o comparecimento.
Retorno no mesmo dia: ligar e registrar no CRM:
- quanto tempo durou e se houve exame físico;
- o que o perito perguntou e examinou;
- se o perito recebeu e leu os documentos;
- qualquer situação estranha ou desrespeitosa.
Ausência: avisar a advogada imediatamente e reunir o motivo e os comprovantes.

Orientação ao cliente: responder com a verdade e descrever as limitações do dia a dia. A equipe não ensina respostas.

4Modelos de mensagem

Orientação inicial

Olá, [cliente]! Sua perícia [judicial / no INSS] foi marcada para [data], às [hora], [em (local) / por videochamada]. Leve documento com foto e todos os laudos, exames, receitas e atestados que tiver, principalmente os mais recentes. Chegue com 30 minutos de antecedência. Responda ao perito com sinceridade, explicando suas dificuldades no dia a dia. Podemos contar com sua presença?

Lembrete (D-3 / D-1)

Olá, [cliente]! Lembrete: sua perícia é [amanhã / dia (data)], às [hora], [em (local) / pelo link (link)]. Não esqueça o documento com foto e os laudos. Pode confirmar?

Videoconferência

Olá, [cliente]! Sua perícia será por videochamada em [data], às [hora], pelo link [link]. Fique em local silencioso e iluminado, com a internet funcionando, documento com foto e os laudos à mão. Vamos testar o link amanhã? Me avise um horário.

Retorno pós-perícia

Olá, [cliente]! Como foi a perícia hoje? Pode me contar quanto tempo durou, o que o perito perguntou e se ele examinou você e olhou seus documentos? Essas informações ajudam a Dra. Nadijane na análise do laudo.

5Checklist

Perícia registrada no CRM com todos os campos
Cliente orientado no mesmo dia da designação
Lembretes D-3 e D-1 enviados e confirmados
Link testado no D-1, se for por videochamada
Comparecimento confirmado no dia
Relato pós-perícia registrado e tarefa de acompanhar o laudo criada

Abrir o checklist deste POP →

A definir pela advogada

Antecedência para chegar ao local (sugestão: 30 min)
Quem liga no pós-perícia, se não for o(a) estagiário(a)

POP 06 · Operacional · Executor: estagiário(a)

Documentos, Certidões e Protocolo

Cobrar o que falta, conferir o que chegou, organizar na pasta com nome padrão e protocolar apenas o que a advogada aprovou.

Identificação Quando usar Passo a passo Modelos de mensagem Checklist

1Identificação

Objetivo	Pasta completa e organizada antes de cada peça; protocolo sem erro
Executor	Estagiário(a)
Decisão	Dra. Nadijane Barauna: o que é suficiente e o que vai aos autos
Gatilho	Tarefa de cobrança, documento recebido ou peça aprovada para protocolo
Registro	Pasta do cliente + CRM

2Quando usar

Este POP cobre

Cobrar prontuário, relatórios, exames e documentos do SUS
Pedir certidões (objeto e pé, trânsito) e baixar processos do CRPS
Conferir, renomear e arquivar documentos
Protocolar peça já assinada e aprovada
Entregar documentos ao cliente com protocolo

Vai direto para a advogada

Avaliar se o documento médico basta para o caso
Decidir o que juntar aos autos
Protocolar peça não revisada

3Passo a passo

Cobrança de documentos

Enviar ao cliente a lista exata do que falta, com o motivo de cada item.
Cobrar em D+3 e D+7. Sem retorno em D+10, avisar a advogada.
Documento do SUS ou prontuário: orientar onde pedir (unidade de saúde ou hospital) e registrar a data do pedido.

Recebimento

Conferir cada documento:
- legível e completo (todas as páginas);
- nome do cliente correto;
- data, assinatura e carimbo/CRM do médico nos documentos médicos.
Separar e renomear com a skill separacao-renomeacao-documentos, no padrão NN_Tipo_Cliente.pdf (ex.: 01_Procuracao_Maria-Silva.pdf).
Salvar na pasta do cliente e registrar no CRM o que chegou.

Protocolo

Só protocolar peça assinada e aprovada pela advogada.
Conferir: número do processo, juízo, nome do cliente, anexos na ordem e PDFs abrindo.
Protocolar no sistema do tribunal (POP 02, “Onde consultar”).
Salvar o comprovante na pasta, registrar no CRM e criar a tarefa de acompanhamento (POP 02).

Entrega ao cliente

Gerar o protocolo de entrega com a skill protocolo-entrega-nba (carta de concessão, termo de aposentadoria, histórico de créditos etc.).
Registrar a entrega no CRM.

4Modelos de mensagem

Pedido de documentos

Olá, [cliente]! Para darmos andamento ao seu caso, precisamos de: [lista]. [Motivo, se útil]. Pode enviar por aqui mesmo, em foto nítida ou PDF, até [data]?

Orientação SUS / prontuário

Olá, [cliente]! Precisamos do seu [prontuário / relatório médico]. Você pode pedir na [unidade de saúde / hospital] onde é atendido(a), com documento com foto. Peça que o relatório traga o diagnóstico (CID), o tratamento e as limitações para o trabalho, com data, assinatura e carimbo do médico.

5Checklist

Lista de pendências enviada com prazo
Cobranças em D+3 e D+7; D+10 avisado à advogada
Documentos conferidos (legíveis, completos, assinados)
Arquivos renomeados no padrão e salvos na pasta
Protocolo só de peça aprovada; comprovante salvo e registrado
Entrega ao cliente com protocolo de entrega

Abrir o checklist deste POP →

A definir pela advogada

Intervalos de cobrança (sugestão: D+3, D+7, D+10)
Validade aceita para laudos e relatórios médicos
Onde ficam as pastas dos clientes (Drive ou computador)

POP 07 · Previdenciário · Executor: estagiário(a)

Implantação do Benefício

Da decisão favorável ao primeiro pagamento: acompanhar a ordem de implantação, conferir a carta de concessão e orientar o cliente sobre o recebimento.

Identificação Quando usar Passo a passo Modelos de mensagem Checklist

1Identificação

Objetivo	Benefício implantado no prazo, conferido e recebido pelo cliente
Executor	Estagiário(a)
Decisão	Dra. Nadijane Barauna: conferência dos valores e cobrança judicial do atraso
Gatilho	Sentença, acórdão, acordo ou decisão administrativa concedendo o benefício
Registro	CRM + carta de concessão na pasta do cliente

2Quando usar

Este POP cobre

Acompanhar a intimação da CEAB ou do INSS para implantar
Consultar a implantação no Meu INSS
Baixar a carta de concessão e o histórico de créditos
Orientar o cliente sobre o banco e o 1º pagamento

Vai direto para a advogada

Conferir DIB, DIP e RMI contra a decisão
Pedir a cobrança da implantação em atraso
Benefício implantado com dados errados

3Passo a passo

O fluxo em uma olhada

Decisão favorável→Registrar o prazo de implantação→Consultar Meu INSS→Implantou no prazo?

SimBaixar a carta de concessãoAdvogada confere os dadosOrientar o cliente e confirmar o 1º pagamento

NãoAvisar a advogadaPetição cobrando (POP 08)Seguir acompanhando

Etapas

Registrar no CRM a data da decisão e o prazo de implantação fixado nela.
Acompanhar no processo a intimação da CEAB/INSS (POP 02).
Consultar o Meu INSS até a implantação aparecer.
Implantou: baixar a carta de concessão e o histórico de créditos e avisar a advogada para conferir DIB, DIP e RMI.
Orientar o cliente sobre onde e quando receber (banco e data indicados na carta).
Confirmar com o cliente o 1º pagamento e acionar o POP 04 (prestação de contas, quando houver valores a receber).
Prazo vencido sem implantação: avisar a advogada no mesmo dia.

Golpe do falso advogado: toda mensagem de boas-vindas e todo aviso de pagamento lembram a cliente de que o escritório nunca pede depósito, Pix ou taxa para liberar valores.

4Modelos de mensagem

Benefício implantado

Olá, [cliente]! Boa notícia: seu benefício foi implantado pelo INSS. Pela carta de concessão, o pagamento será feito no [banco], a partir de [data]. Leve documento com foto à agência. Lembramos que o escritório nunca pede depósito, Pix ou taxa para liberar valores.

Confirmação do 1º pagamento

Olá, [cliente]! Conseguiu receber o primeiro pagamento do benefício? Se tiver qualquer dificuldade no banco, nos avise.

5Checklist

Prazo de implantação registrado no CRM
Meu INSS consultado até a implantação
Carta de concessão e histórico de créditos na pasta
Advogada conferiu DIB, DIP e RMI
Cliente orientado e 1º pagamento confirmado
Prazo vencido: advogada avisada no mesmo dia

Abrir o checklist deste POP →

A definir pela advogada

Frequência de consulta ao Meu INSS durante o prazo (sugestão: semanal)

POP 08 · Jurídico · Minuta: estagiário(a) ou Claude · Revisão: advogada

Minuta, Revisão e Protocolo

Peças de rotina saem em minuta pela equipe, com as skills do escritório, e chegam à advogada com antecedência para revisão e assinatura.

Identificação Quando usar Passo a passo Modelo de envio para revisão Checklist

1Identificação

Objetivo	Advogada recebe minuta pronta e conferida, nunca no último dia
Executor	Estagiário(a), com as skills do escritório
Revisão e assinatura	Dra. Nadijane Barauna
Gatilho	Tarefa de peça no CRM (grupo B da planilha de delegação)
Prazo interno	Minuta com a advogada até D-2 do prazo

2Quando usar

Este POP cobre

Manifestações simples (informar implantação, juntar comprovantes, pedir prosseguimento)
Requerimentos administrativos, revisão e prorrogação
Recurso ao CRPS (minuta)
Contrato padrão, aditivo e cálculo de honorários
Conferência de RPV e cálculos de cumprimento

Vai direto para a advogada

Petição inicial, réplica e recursos judiciais
Impugnação de laudo e análise de caso
Qualquer decisão de estratégia
Assinatura e liberação para protocolo

3Passo a passo

O fluxo em uma olhada

Tarefa de peça→Reunir documentos (POP 06)→Minuta com a skill certa→Autoconferência→Advogada aprovou?

SimAssinaturaProtocolo (POP 06)Acompanhamento (POP 02)

AjustarCorrigir os pontos indicadosReenviar para revisão

Qual skill usar

Peça	Skill
Manifestação simples, resposta a despacho ou ato ordinatório	manifestacoes-simples-nba
Benefício por incapacidade (requerimento, prorrogação, recurso)	incapacidade-nba
BPC/LOAS	bpc-loas-deficiente-nba
Aposentadorias (idade, tempo, especial)	aposentadoria-idade-nba · aposentadoria-tempo-contribuicao-nba · aposentadoria-especial-nba
Pensão por morte e auxílio-reclusão	pensao-morte-nba
Salário-maternidade	salario-maternidade-nba
Mandado de segurança (demora ou arquivamento no INSS)	mandado-seguranca-previdenciario
Consignado e descontos indevidos	consignado-inss-bancario
Honorários, RPV e prestação de contas	prestacao-contas-nba
Conferência final das citações de qualquer peça	conferir-citacoes-nba

Peça

Skill

Manifestação simples, resposta a despacho ou ato ordinatório

manifestacoes-simples-nba

Benefício por incapacidade (requerimento, prorrogação, recurso)

incapacidade-nba

BPC/LOAS

bpc-loas-deficiente-nba

Aposentadorias (idade, tempo, especial)

aposentadoria-idade-nba · aposentadoria-tempo-contribuicao-nba · aposentadoria-especial-nba

Pensão por morte e auxílio-reclusão

pensao-morte-nba

Salário-maternidade

salario-maternidade-nba

Mandado de segurança (demora ou arquivamento no INSS)

mandado-seguranca-previdenciario

Consignado e descontos indevidos

consignado-inss-bancario

Honorários, RPV e prestação de contas

prestacao-contas-nba

Conferência final das citações de qualquer peça

conferir-citacoes-nba

Etapas

Abrir a tarefa e conferir o prazo. Marcar no CRM a data interna (D-2).
Reunir os documentos necessários (POP 06).
Gerar a minuta com a skill correspondente, anexando os documentos.
Rodar a skill conferir-citacoes-nba na minuta pronta.
Fazer a autoconferência (checklist abaixo) e enviar à advogada até D-2.
Ajustar o que ela pedir. Com a aprovação e assinatura, protocolar (POP 06) e criar a tarefa de acompanhamento (POP 02).

4Modelo de envio para revisão

Mensagem à advogada

MINUTA PARA REVISÃO – [cliente] – Proc./NB [processo/NB]. Peça: [tipo]. Prazo: [data]. Skill usada: [nome]. Citações conferidas: [sim/não]. Pontos de atenção: [dúvidas]. Arquivo anexo.

5Checklist

Prazo interno D-2 marcado no CRM
Nome, CPF, NB e número do processo conferidos
Datas conferidas (DER, DIB, DCB, intimação)
Todos os documentos citados estão anexados e na ordem
Citações conferidas com a skill
Enviado à advogada até D-2 com os pontos de atenção
Após aprovação: protocolo, comprovante e tarefa de acompanhamento

Abrir o checklist deste POP →

A definir pela advogada

Prazo interno (sugestão: D-2)
Quais peças do grupo B podem ser minutadas sem consulta prévia